Официальный сайт

Ответственный за ведение раздела заведующий сектором информационных технологий общего отдела Филимонов С.А. тел. 98-43-40

Общий отдел

Начальник отдела

Хохлова Ольга Леонидовна

Тел.: (8464) 98-08-01

446001, Самарская область, г. Сызрань, ул. Советская , д. 96  

 Письменное обращение Вы можете направить:

-по почтовому адресу: 4460011 Самарская область, г. Сызрань, ул. Советская, д. 96;

-по адресу электронной почты - hohlova@adm.syzran.ru

 

Прием граждан по личным вопросам: 

еженедельно по средам с 14:00 до 17:00,

по адрес: ул.Советская, д.96, кабинет 219,

телефон для справок: (8464) 98-08-01

Положение об отделе

Структура отдела

Задачи

Основными задачами общего отдела являются:

-организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Администрации городского округа Сызрань; совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной техники и программного обеспечения; методическое руководство работой по организации делопроизводства в Администрации городского округа Сызрань;

-обеспечение оперативного рассмотрения поступающих в Администрацию городского округа Сызрань документов, осуществление контроля своевременности и правильности разрешения поставленных в них вопросов;

-составление сводной номенклатуры дел и разработка бланков документов; обеспечение контроля за соблюдением инструкции по делопроизводству в Администрации городского округа Сызрань и других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов;

-контроль за соблюдением сроков подготовки, согласования правовых актов Администрации городского округа Сызрань; иных правовых актов органов и должностных лиц Администрации городского округа Сызрань, издаваемых первым заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань, заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань по социальным вопросам, заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань по финансам и экономическому развитию, заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань – руководителем аппарата Администрации городского округа Сызрань;

-организация взаимодействия Администрации городского округа Сызрань с органами государственной власти, органами местного самоуправления, структурными подразделениями и органами Администрации городского округа Сызрань, организациями и населением;

-комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов архивного фонда Администрации городского округа Сызрань;

-материально-техническое обеспечение деятельности Главы Администрации городского округа Сызрань, его заместителей и структурных подразделений Администрации городского округа Сызрань;

-реализация административной реформы на территории городского округа Сызрань;

-организация своевременного исполнения правовых актов, поручений Главы Администрации городского округа, Первого заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань, заместителя Главы Администрации – руководителя аппарата Администрации городского округа Сызрань, заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань по финансам и экономическому развитию, заместителя Главы Администрации по социальным вопросам;

- организация работы по подготовке документов о награждении;

-организация функционирования информационных систем Администрации городского округа Сызрань;

-организация доступа к системам связи;

-организация функционирования пропускной системы, системы видеонаблюдения;

- рассмотрение наградных материалов, подготовка предложений о предоставлении к награждению наградами Самарской области и городского округа Сызрань

Функции

В соответствии с основными задачами общий отдел выполняет следующие функции:

-обеспечивает единый порядок документирования, учета и прохождения документов, поступающих в Администрацию городского округа Сызрань, и исходящей корреспонденции с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства, а также выдачу справочной информации о прохождении корреспонденции;

-обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу корреспонденции;

-осуществляет контроль за организацией делопроизводства в Администрации городского округа Сызрань в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству;

-осуществляет методическую работу по вопросам документационного обеспечения деятельности Администрации городского округа Сызрань, совершенствованию форм и методов документирования деятельности Администрации городского округа Сызрань, а также оказанию методической помощи структурным подразделениям и органам Администрации городского округа Сызрань в организации делопроизводства;

-организует контроль за соблюдением порядка подготовки, оформления, согласования правовых актов Администрации городского округа Сызрань; иных правовых актов органов и должностных лиц Администрации городского округа Сызрань, издаваемых первым заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань, заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань по социальным вопросам, заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань по финансам и экономическому развитию, заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань – руководителем аппарата Администрации городского округа Сызрань;

-осуществляет анализ хода исполнения документов, на основании которого готовит для Главы Администрации городского округа Сызрань информацию о состоянии исполнительской дисциплины;

-обеспечивает проведение совещаний с участием Главы Администрации городского округа Сызрань, Первого заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань, заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань-руководителя аппарата городского округа Сызрань по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

 -составляет повестку дня и определяет порядок проведения совещаний с участием Главы Администрации городского округа Сызрань;

-организует сбор, обобщение, и анализ информации, материалов и документов по вопросам, включенным в повестку дня совещаний с участием Главы Администрации городского округа Сызрань;

-формирует на основе предложений структурных подразделений проекты квартальных, ежемесячных и еженедельных планов работы в соответствии с Регламентом Администрации городского округа Сызрань;

-осуществляет регистрацию, тиражирование и рассылку подписанных правовых актов, корреспонденции  за подписью  Главы Администрации городского округа Сызрань, Первого заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань, заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань-руководителя аппарата Администрации городского округа Сызрань, заместителя Главы Администрации городского округа по социальным вопросам, заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань по финансам и экономическому развитию, в соответствии с листами рассылки в системе электронного документооборота  и на бумажных носителях;

-осуществляет выдачу заверенных копий и выписок из правовых актов Администрации городского округа Сызрань и должностных лиц Администрации городского округа Сызрань, кроме правовых актов по кадровым вопросам;

-организует официальное опубликование правовых актов Администрации городского округа Сызрань в официальных источниках и размещение на официальном сайте Администрации городского округа Сызрань;

-составляет отчеты, доклады и информацию по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

-обеспечивает, в пределах своей компетенции, контроль исполнения правовых актов, поручений Главы Администрации городского округа, Первого заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань, заместителя Главы Администрации – руководителя аппарата Администрации городского округа Сызрань, заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань по финансам и экономическому развитию, заместителя Главы Администрации по социальным вопросам, за практической реализацией структурными подразделениями распорядительных документов Администрации;

-в установленном порядке запрашивает и получает у органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций информацию, необходимую для осуществления полномочий Администрации городского округа Сызрань;

-осуществляет взаимодействие Администрации городского округа Сызрань с органами государственной власти, органами местного самоуправления, структурными подразделениями и органами Администрации городского округа Сызрань, организациями и гражданами;

 -осуществляет запись, организацию и проведение приемов граждан по личным вопросам заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань - руководителем аппарата Администрации городского округа Сызрань, заместителем Главы Администрации городского округа Сызрань по социальным вопросам;

-обеспечивает формирование и сохранность архивного фонда Администрации городского округа Сызрань;

-осуществляет подготовку и передачу в архивный отдел Администрации городского округа Сызрань документов постоянного срока хранения;

-осуществляет выдачу архивных копий, выписок по документам с не истекшим сроком хранения, за исключением документов по кадровым вопросам;

-готовит и участвует в подготовке проектов правовых актов  по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

-составляет и утверждает номенклатуру дел Администрации городского округа Сызрань;

-обеспечивает бланками документов, применяемых в Администрации городского округа Сызрань;

-ведет реестр совещательных органов Администрации городского округа Сызрань;

-осуществляет составление и актуализацию телефонных справочников служебного пользования;

-обеспечивает сохранность факсимильных подписей Главы Администрации городского округа Сызрань, Первого заместителя Главы Администрации городского округа Сызрань, печатей общего отдела Администрации городского округа Сызрань и правомерность их применения;

-организует ведение протоколов оперативных совещаний Главы Администрации городского округа Сызрань и коллегиального органа Администрации городского округа Сызрань;

-обеспечивает выполнение машинописных, копировально-множительных работ в Администрации городского округа Сызрань;

-обеспечивает работников Администрации городского округа Сызрань связью;

-обеспечивает создание автоматизированных рабочих мест;

-обеспечивает внедрение и функционирование системы электронного документооборота, установку и настройку клиентского ПО;

-обеспечивает работоспособность системы видеонаблюдения;

-обеспечивает работоспособность электронной приемной Президента РФ;

-обеспечивает консультирование населения при работе с терминалом электронной приемной Президента РФ;

-обеспечивает работоспособность клиентского оборудования системы видеоконференцсвязи;

-обеспечивает работоспособность пропускной системы Администрации городского округа Сызрань;

-размещает и актуализирует информацию на официальном сайте Администрации городского округа Сызрань, предоставляет права доступа к разделам;

-формирует электронные документы и направляет их в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии (Управление Росреестра по Самарской области);

-обеспечивает канцелярскими товарами, расходными материалами Администрацию городского округа Сызрань;

-организует проведение мероприятий, направленных на оказание содействия избирательным комиссиям городского округа Сызрань;

-организует деятельность Рабочей группы по содействию избирательным комиссиям в городском округе Сызрань;

-составляет списки присяжных заседателей и осуществляет их корректировку;

-осуществляет мероприятия по реализации административной реформы на территории городского округа Сызрань;

-составляет отчеты, проводит анализ по основным направлениям работы;

-осуществляет подготовку проектов постановлений (распоряжений) о награждении почетной грамотой Администрации городского округа Сызрань, Благодарностью Главы Администрации городского округа Сызрань;

-осуществляет и обеспечивает участие в профилактике терроризма и экстремизма, а также в минимизации и (или) ликвидации последствий проявлений терроризма в пределах своей компетенции;

-осуществляет регистрацию уставов и ведение реестра уставов территориального общественного самоуправления;

-осуществляет организационное обеспечение городских мероприятий, проводимых Администрацией городского округа Сызрань;

- осуществляет работу по подготовке документов о награждении;

-осуществляет иные функции в соответствии с возложенными на Отдел задачами.

Наверх